GETTING
THINGS DONE®
Продуктивність
без  стресу

Колись дуже давно я купила книгу Девіда Аллена. Чесно кажучи, давалась вона мені важко. Напевно, в той момент або ще не прийшов час, або у мене був не чітко сформований запит. Пізніше я зрозуміла, що однієї книги недостатньо, що потрібен коуч, людина, яка допоможе розібратися. Адже в силу обставин, досвіду, персональних поглядів та цінностей ми робимо певні висновки і не факт, що вони правильні. Це не означає, що в книжці було багато неоднозначних думок, ні. Але я зрозуміла, що потрібна людина з досвідом, яка допоможе пройти цей шлях.

А потім колега познайомила мене з В’ячеславом Сухомлином. В’ячеслав не просто прочитав книгу, він вчився у Девіда Аллена, пройшов багато тренінгів та коуч-сесій. Використовуючи різні лайфхаки та підказки, він допоміг осягнути та зрозуміти методологію. Коли працюєш з коучем, це значно спрощує сприйняття інформації. Я не можу сказати, що зараз все правильно роблю, але я точно знаю, як має бути. GTD – це як ключі до секретної кімнати, де схований чарівний еліксир. Адже нові звички, які формуються завдяки методології, роблять твоє життя простішим та нівелюють стрес.

Я не знаю жодного топ-менеджера, у якого не виникало б питання, як бути більш ефективним? Сьогодні ми всі знаємо, що поняття «управління часом» не існує, тому що часом управляти не можна. Можна управляти тільки власною ефективністю. І GTD – потужний інструмент, який допомагає справлятися з собою, коли у тебе дуже багато задач. Мультизадачність викликає у мене питання: це наше покарання, чи перевага? Але як би там не було, бізнес від тебе цього вимагає і методологія GTD, що особисто для мене було серйозним інсайтом, – допомагає бути готовим до будь-якої ситуації.

GTD – також про можливість запланувати час на себе. Це не означає, що протягом робочого дня я йду у SPA-салон. Ні! Протягом робочого дня я маю розкласти свої думки по поличкам і зрозуміти: що робити з командою, з колегами, що пропонувати своєму керівнику. Це про життя в певному ритмі, а ритм, як показує практика, повинен бути у всьому. Навіть, коли ви правильно харчуєтесь, займаєтесь спортом, у вас теж повинен бути ритм. Він наче збирає ваш особистий внутрішній пазл. Створює рівновагу і баланс. Допомагає бути господарем власного життя.

Один з основних інструментів для мене – розвантаження мозку. Зробити це не так просто. Адже ви маєте всі свої думки та ідеї переписати на папірчики: одна думка, один папірець. Коли ви це зробите, ваш мозок заспокоїться, ви відчуєте душевну стабільність, будете менше реагувати на зовнішні подразники та позбавитесь стресу. Ще один інструмент – організація справ. Звичайно, треба приділити цьому процесу час: вивантажити, структурувати, але потім все працює на вас – ви наче стали на хвилю і легенько по ній ковзаєте. А для мене це надважливо!

Про GTD я дізналась від своїх колег. Так співпало, що саме в той момент я мала запит щодо покращення своєї системності. У мене не було жодної уяви, яким чином це зробити і тут на моєму горизонті з’явилась методологія, розроблена Девідом Алленом. Перше, що я почула про GTD – це позитивні відгуки. Але мене одразу попередили, що пройти курс не так вже й просто, адже весь час треба працювати над собою. Саме це мене й зацікавило, бо я люблю виклики!

Для себе я вибрала індивідуальні сесії. Під час однієї з них ми зробили ревізію по робочим та особистим питанням. Все порозкладали по поличках та відокремили: що важливо зараз, що можна перенести на потім та встановили причинно-наслідкові зв’язки. Знаєте, я дуже люблю порядок, щоб усі речі були розложені по поличках, по своїх шафках і відповідно дуже не люблю безлад. Тому, коли вдалось розібрати свої справи, впорядкувати їх, я відчула величезне задоволення і полегшення! Після того, як я побачила зміни, сама себе запитала: чому ж я не робила цього раніше? Не знаю. Можливо, у мене не було інструментів і я не чула про методологію GTD?

Багатозадачність – це реальність життя будь-якого топ-менеджера, ми не можемо сьогодні жити інакше. Перший інструмент, який я застосувала в роботі – завжди тримати порожнім свій поштовий inbox. Я маю прочитати всі листи, приділити їм увагу, зрозуміти, які треба видалити, які можна вирішити за 2-3 хвилини, а які відкласти на потім. Здається, нічого особливого, але ця звичка дуже змінила якість та впорядкованість мого професійного життя. А завдяки тому, що я вивантажила всі свої думки на папір та розставила пріоритети, у мене в житті стало менше стресу. На своєму власному досвіді я зрозуміла, що методологія працює і може бути більш ефективною, якщо практикувати кожного дня. Робити невеличкі кроки, які значно підвищать якість життя, зроблять його ще більш ефективним та комфортним.

Про GTD я дізнався з книги Девіда Аллена, яка 15 років тому якимось магічним чином потрапила в мій інформаційний простір. Життя в той момент здавалось простішим, ніж зараз і впровадження методології було наче не на часі. Пізніше, залежно від обставин, я кілька разів до неї повертався. З різними питаннями та рівнем практичної реалізації.

Я маю досвід проходження як групових тренінгів GTD, так і персональних сесій. Що стосується групових, то це два насичені інформацією дні. Відвідувачі через різні вправи відслідковують, як саме працює методологія та відзначають швидкі результати. А В’ячеслав дуже вміло модерує процес. Я був на двох ступенях: «GTD основи», «Проєкти та горизонти». Обидві мені сподобались. Але певні базові звички все ж таки вкоренились в моєму житті десь за три-чотири тижні після початку індивідуальної роботи з коучем.

Можливо, є люди, які можуть за кілька днів щось змінити в своєму житті, в мене так не виходить. Мені не просто даються нові звички. Перші суттєві зміни я відчув саме після коучінгу. Його секретна зброя в тому, що ти одразу отримуєш зворотній зв'язок: що в тебе виходить, що не виходить, чи є проблеми в організації часу, організації свого життя, розстановки пріоритетів тощо. Всі подальші дії хоча і йдуть за канвою методології, але кастомізуються під тебе, під твою особисту ситуацію. Книга не може цього зробити. І тренінг теж. Коучінг не стільки заміняє книжку, скільки прискорює впровадження нової звички. А GTD – це все ж таки про звички.

Ще одна перевага роботи з коучем полягає в тому, що він має багаторічний досвід і апелює не тільки до теорії, а ще й до кейсів з власної практики. Коли намагаєшся самостійно вивчити якусь американську методологію, іноді не віриш, що у нас вона спрацює, адже ми маємо інший менталітет. Але досвід В’ячеслава та досвід тих, з ким він працює, людей з нашого середовища, з нашої країни, свідчить про протилежне. А історії реальних героїв, таких самих, як ти, завжди спонукають тебе повірити і в себе, і в коуча.

Що стосується особистих змін, я би виділив два напрямки: побутовий та ментальний. Оскільки раніше я не працював з календарем, іноді мав декілька зустрічей одночасно. Або, занурившись в роботу, навіть забував про них. Звісно все змінилось, коли я взяв за правило фіксувати всі події в календарі. Говорячи про ментальні аспекти, маю на увазі питання, які ти час від часу ставиш сам собі. Наприклад, іноді щось робиш і думаєш, навіщо? GTD допомагає усвідомити, що все пов’язано з твоїми особистими чи професійними зонами уваги, з твоїми цінностями чи життєвими пріоритетами. Як наслідок, ти знаходиш правильну відповідь. Але цим потрібно займатись постійно: рефлексувати, пропрацьовувати, час від часу повертатись, актуалізувати. І це теж звичка, над впровадженням якої я зараз працюю.

З методологією GTD «комунікую» вже п’ять-шість років. Почалось все з книги Девіда Аллена. Продовжилось знайомством з В’ячеславом. Потім першим рівнем курсу GTD, через рік-півтора – другим. А завершилось особистим коучингом. Що спонукало мене приділити час GTD? Мій надто завантажений графік та стан перманентного стресу. Але щоб зробити систему частиною свого життя, ви маєте бути готовим до змін. Бути дисциплінованим та системним. Щоб побачити результат, в методологію необхідно глибоко зануритись. Зробити її частинкою свого ДНК. Адже якщо не користуватись інструментами регулярно, GTD не працюватиме. Це історія не про вивчення вірша, чи розмовної мови. Щоб методологія діяла, ти маєш перебудувати себе під систему, а система повинна підлаштуватись під тебе. Має відбутись коннект. На це потрібен час і твоє постійне залучення.

Я побачив зміни вже після проходження першого ступеню групової програми. Відчув величезне полегшення щойно вивантажив інбокс, запланував справи, розставив пріоритети та провів тижневий огляд. Але повноцінно методологія запрацювала все ж таки тільки після коучингу, коли я детально вибудував власну систему та пропрацював усі її аспекти. У мене з’явилось зрозуміння, куди відносити ту чи іншу дію, проєкт, думку, ідею. Як з ними працювати. Як правильно фіксувати. В цих нюансах і прихована ефективність методології. Можливо, хтось навіть після книги може застосовувати її в повному обсязі. У мене так не вийшло бо запустити усі механізми самостійно досить складно. А працюючи з коучем, ти ставиш запитання та одразу отримуєш зворотній зв'язок.

Після коучингу я прийняв виклик, що буду користовуватись методологію системно. З того моменту пройшло вже майже два роки і можу сказати, що інструменти GTD дуже сильно допомагають мені впоратись зі стресом. Я розумію, що не треба тримати в голові всі задачі та проблеми. В певні моменти я до них повертаюсь та вирішую, якими будуть наступні дії. І таким чином знімаю з себе напругу та хвилювання через ті чи інші питання. Під час відряджень я можу поставити систему на паузу, але потім обов’язково до неї повертаюсь.

Я одразу усвідомив наскільки філософія методології цінна, корисна та важлива. Мене настільки мотивували перші зміни, що навіть привів на тренінг декількох знайомих. Став таким собі амбасадором системи. Мій власний досвід завжди викликав у людей таку зацікавленість, що вони теж вирішували застосувати методологію до свого життя. Більше того, коли я був на зустрічі з Девідом Алленом, підписав у нього дитячий варіант книги для своєї дочки та племінника. Племінник прочитав. Пізніше я допоміг йому створити систему і він нею теж користується, час від часу питаючи моїх порад.

Я для себе виділив певні етапи життя людини. Спочатку вона має навчитись ходити, потім говорити, читати, а після цього вона має вивчити систему GTD. Методологія допоможе прискоритись в обраному напрямку. Враховуючи, що ти менше хвилюєшся та не відчуваєш стрес, починаєш почувати себе щасливим! Завдяки простим діям отримуєш всеохоплююче щастя, яке стосується реалізації в бізнесі та особистому житті. А задля чого ще ми живемо?

Вже після першого тренінгу з GTD мені вдалося багато чого змінити в своєму житті. Тоді я зрозумів, що методологія працює. І хоча в моєму випадку я одразу відчув результат, ефект був не довготривалий. GTD вимагає працювати в ритмі, а я, нажаль, цей ритм втратив. Пройшов певний час і у мене виник запит суттєво поміняти своє життя. Починаючи з січня 2022 року я працював з коучем. Саме індивідуальні сесії стали рушійною силою, яка допомогла переорієнтувати в моєму житті практично все. В’ячеслав досить сильно вплинув на мене і я йому за це дуже вдячний.

Різниця між тренінгом і коучингом фундаментальна. Приблизно, як їхати в маршрутці і на мерседесі GL класу. На індивідуальних заняттях коуч приділяє всю увагу саме тобі, бо в рамках групи у нього немає такої можливості. А у тебе в рамках групи немає шансу повноцінно висловити свої думки. Під час коучингу ти як на долоні і не можеш сховатися. Та і задля чого? Щоб не ефективно провести час та даремно витратити свої ресурси? Під час індивідуальних сесій відбувається досить близький і глибокий контакт. Ближче, ніж з психологом. Завдяки цьому у тебе є можливість чесно подивитись на себе. На тренінгу, де купа інших людей, ти одягаєш маску і її важко зняти. Адже є уявлення людей про тебе і твоє уявлення про себе.

Один з найсильніших інструментів методології – вивантаження з голови всіх думок. Я все записую на папірці 3М, бо якщо я роблю нотатки в телефоні, вони не потрапляють на очі і я не переходжу до другого та третього етапів. А папірці завжди перед очами і я відчуваю, що мої думки живуть поруч зі мною і з ними потрібно працювати. Найскладніше – написати, що це таке? Яка має бути перша дія? І чи є взагалі якась дія? Чи можна це вирішити за дві хвилини? А якщо ти розумієш, з чого почати, то проблема на 90% вирішена. Коли починаєш контролювати своє життя, стрес суттєво зменшується. GTD це не про тайм менеджмент, як думає більшість людей. Це про керування своїм життям.

Перше, що мене здивувало, багато енергії було законсервовано і сховано у тих справах, які виявились не суттєвими. Я зрозумів, де я її втрачаю, а де можу отримати. Адже на пересування іграшки, яка лежить на столі та на створення маркетингової стратегії наш мозок виділяє однакову кількість енергії. Чому, наприклад, по всьому світу зростає ринок кави та енергетиків? Тому що людям не вистачає енергії і вони намагаються якимось чином її компенсувати. А насправді всередині кожного з нас її достатньо.

На другому місці – навичка розставляти пріоритети та концентруватись на дійсно важливих для тебе речах. Ти починаєш усвідомлювати, що є другорядним, що варто лишити у фокусі твоєї уваги, гармонізувати та розумієш, яким сферам життя ти не приділяєш достатньо уваги. А потім чесно відповідаєш на запитання, що буде у майбутньому, якщо ти продовжиш жити за тим самим сценарієм?

Третє, я зрозумів, що намагався зробити більше, ніж міг. Від того дуже сильно страждав бо в уяві це було легко, а в реальності нічого не виходило. Завдяки коучингу вдалось побачити, що саме було зайвим і від чого варто відмовитись. Так, на це пішов практично рік, але це моя маленька перемога. Цікаво, що саме GTD допоміг правильно розставити пріоритети у волонтерстві. Якщо ти можеш щось вирішити щось за дві хвилини, ти вирішуєш. Раніше я не усвідомлював, наскільки це важливо і дуже багато речей відкладав на потім. Сьогодні намагаюсь привчити себе і команду швидко вирішувати незначні задачі і швидко про них забувати. По-перше, у тебе порожній інбокс. По-друге, рівень стресу суттєво знижується. Ну і, по-третє, відчуваєш себе ефективним, адже протягом дня зробив багато корисного. Але, як казав Будда, не варто вірити словам! Щоб переконатись у життєздатності тієї, чи іншої гіпотези, потрібно просто почати діяти.

Про методологію GTD мені розповів колишній партнер по бізнесу, який був вражений книгою Девіда Аллена. Багатьом бізнесменам, в тому числі і мені, знайоме відчуття стресу через перевантаженість справами, невміння розставляти пріоритети та періодичне невиконання обіцянок. А методологія декларувала, що вирішить ці проблеми. Спочатку я пройшов перший етап тренінгу «Основи». Це було в 2016-2017 роках. А у травні 2022 року я вирішив серйозно взятись за покращення своєї ефективністі та звернувся до коуча. В той момент я вже добре знав В’ячеслава і я хотів якось підтримати український бізнес під час війни. Все зійшлося.

Зі свого досвіду скажу, що принципова різниця між груповими сесіями та коучингом полягає в тому, що під час самостійної роботи ти не приділяєш достатньо уваги. Тебе може щось відволікти. Ти можеш щось не доробити до кінця. А задоволення від впорядкованих справ настає саме тоді, коли ти закриваєш питання. Це як борщ – він не може бути смачним, якщо готовий наполовину. Тому, працюючи з коучем, ти значно збільшуєш вірогідність, що інструмент вивантаження, структурування та обробки інбоксів буде працювати на постійній основі. Крім того, коли працюєш з коучем, ти маєш вголос проговорювати своє ставлення до вхідної задачі. Якщо він бачить помилки, м’яко тебе виправляє. А коли тобі важко, бо ти не знаєш, якими мають бути твої наступні дії, коуч промальовує шлях. Я тепер взагалі не уявляю собі загальні тренінги. Якщо мета – отримати результат, порадив би саме індивідуальні сесії.

Можу сказати, що цілком опанував самий перший крок – збір. Тобто все, що привертає увагу, я одразу вивантажую з голови, записую і таким чином зменшую рівень стресу. Опановую тижневий огляд, який надає мені можливість обробити і зрозуміти, що, де і в якому стані знаходиться. І також рухаюсь у напрямку щоденної обробки питань: інбокс, пошта, браузер. Для того, щоб пропрацювати GTD, купив собі окремий планшет, який застосовую виключно для планування та роботи з моїми справами. Цей інструмент мені порекомендував В’ячеслав. І він працює.

Коли ми закінчували тренінг, В’ячеслав хотів отримати зворотній зв’язок. Я порівняв перевантаженість справами з боргами. Якщо не можеш повернути позичене, відчуваєш стрес. Але якщо робиш реструктурізацію цього боргу, ти починаєш відчувати свободу! Борг наче не змінився. Купа справ, яка була, так і лишилась. Але тепер вона систематизована. В твоєму житті вистроєні пріоритети. З’являється більше енергії для прийняття рішень, тебе не бентежить, що ти комусь щось винен і від тебе очікують швидкого вирішення питання. Стан легкої тривоги буде присутнім завжди, але прагнути потрібно протилежного – системності, коли відчуваєш повну свободу та насолоджуєшся життям.